BIVI: Sistema de Gestión de Información

BIVI: Sistema de Gestión de Información

Según el el Webster's Third Dictionary información es:

"la comunicación o recepción de conocimiento o inteligencia"
"algo recibido u obtenido al informar: a) el conocimiento comunicado por otros o adquirido a través de la investigación, el estudio o la instrucción, b) el conocimiento de un evento o situación particular"

Por otra parte, un Sistema de información es "un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio" (Andreu y otros, 1999)

Especificaciones Generales de BIVI

El desarrollo de BIVI

Está basado en las estructuras de sistemas de información convencionales, para el manejo de bases de datos textuales, sonido, vídeo, dibujos, etc.

Las ventajas que se derivan de estas estructuras son:

  • Máximo rendimiento en el almacenamiento de la información gracias al manejo de registros de longitud variable, campos opcionales, campos repetibles y campos con sub-campos
  • Amplias posibilidades de parametrización a través de los recursos ofrecidos para la definición de planillas de ingreso, formatos de salida, etc.
  • Versatilidad en los mecanismos de generación de los índices, mediante un lenguaje de preparación de claves, que permite indizar cada campo hasta de maneras diferentes
  • Eficiencia y velocidad en los procesos de recuperación de información gracias al manejo de los índices de búsqueda.

La instalación de BIVI

Para los procesos de gestión de la información puede ser bajo cualquier plataforma: monousuaria, en redes locales ó cliente-servidor.

Bajo modalidad Cliente-Servidor

Opera con clientes Windows o Linux. Utiliza el protocolo HTTP para la comunicación con las bases de datos, lo cual permite el acceso remoto a las bases de datos a efectos de ingreso de información o servicios de recuperación. Además del cliente Windows/Linux para acceso a las bases de datos, también existe un cliente Web que, instalado en el servidor, no requiere ningún tipo de configuración en los equipos de la red que van a ser utilizados en los procesos de carga de información

Su arquitectura

Es modular, lo cual permite seleccionar los componentes requeridos y en el momento apropiado.

Su diseño

Permite altas posibilidades de parametrización de bases de datos y productos, lo cual facilita la adecuación del sistema a los contenidos y requerimientos particulares de cada instalación y de cada base de datos gestionada por diferentes usuarios, proporcionando además un manejo ilimitado de bases de datos con estructuras, diseños y productos diferentes, como son:

  • Libros, revistas, tesis de grado, publicaciones seriadas, informes técnicos, etc. (bases de datos bibliográficas)
  • Archivos históricos o administrativos
  • Correspondencia
  • Expedientes académicos
  • Perfiles de proyectos
  • Información legal
  • Fotografías, videos, sonido, etc.
  • Directorios

… y cualquier información a la cual pueda representarse en forma de metadata

Estructura para bases de datos documentales

Está basada en los formatos estándares internacionales utilizados en todas las bibliotecas y centros de documentación del mundo, aspecto éste que facilita el intercambio de información y catalogación en línea. En el el caso de las bases de datos de Archivo, nos apoyamos en la normas ISAD (G), la cual es un estándar internacional para el manejo de este tipo de contenidos.

Control y normalización de la terminología

Facilita el manejo, control y normalización de la terminología a través del uso de tesauros o listas de autoridades en línea

Asociación de registros

Los registros pueden estar asociados a uno a más documentos digitales (imágenes, sonidos, videos y documentos a texto completo, etc) los cuales pueden luego ser visualizados en los procesos de consulta

Manejo de documentos texto completo

Posee un procedimiento para cargar en una base, información a texto completo, aumentando de esta forma las posibilidades de recuperación de información, al proveer facilidades de búsqueda de sobre el texto completo de los documentos.

Ingreso y modificación de la información

Provee facilidades especiales para el ingreso y modificación de la información como son:

  • replica de información que está registrada en otros registros (ejemplo: los datos del documento fuente para el caso de las analíticas de monografías o de publicaciones seriadas);
  • procesos de cambios globales para facilitar la normalización de la terminología o la carga de registros con datos comunes;
  • manejo de plantillas de ingreso para garantizar la coherencia del registro de acuerdo a los tipos de material existentes en la base de datos
  • Elaboracón de plantillas con “valores por defecto” para facilitar la carga de un grupo de registros con campos y contenidos comunes

Inventario de las colecciones

Provee mecanismos para los procesos de inventario de las colecciones mediante la impresión y lectura de códigos de barra

Búsqueda y recuperación

La búsqueda y recuperación sobre las bases de datos se realiza mediante la utilización de los operadores Booleanos (y-o-no). Cualquier campo de la base de datos puede ser tomado en cuenta en el proceso de recuperación y desde diferentes criterios de indización (ejm: palabras del campo, frases completas, etc).

Mecanismos de apoyo

Provee mecanismos de apoyo a la toma de decisiones, generando estadísticas que pueden ser utilizadas en la emisión de reportes de evaluación del rendimiento del proceso de ingreso de materiales, conformación de colecciones, movimiento de préstamos y cualquier otro criterio que provea al centro con elementos de seguimiento y gestión de sus actividades

Servicios de difusión

Apoya los servicios de difusión del centro a través de procesos de diseminación selectiva de información que permiten elaborar alertas informativas en base al perfil de interés de cada usuario

Actividades de préstamo

Controla las actividades de préstamo, renovación y devolución de documentos, reserva de materiales y otros procesos, a través del mantenimiento de registros históricos de materiales prestados y elaboración de estados de cuenta

Publicaciones periódicas o seriadas

Permite el control de las publicaciones periódicas o seriadas, mediante el ingreso detallado de las existencias. Facilita la captura de las existencias de las revistas a través del código de barras presente en cada ejemplar

Ayudas en línea

Proporciona ayudas en línea, para orientar al operador en cuanto al uso de las diferentes opciones que ofrece el sistema

Al ser su licenciamiento en la forma de “Licencia de uso por servidor”, permite la incorporación de varios usuarios en el proceso de registro de información, mediante la instalación de clientes (Web o Windows, dependiendo de la configuración instalada) en cada una de las estaciones de trabajo asignadas.